Datenschutzerklärung
Gemäß DSGVO, BDSG und TDDDG — Stand: Juni 2026
VIF Consulting — Inhaber: Immanuel Friedrichsen
Waldstr. 20, 67685 Erzenhausen
E-Mail: kontakt@vif-consulting.de
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist gesetzlich nicht erforderlich. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.
Wir erheben personenbezogene Daten nur, soweit Sie uns diese im Rahmen von Kontaktanfragen oder der Vertragsanbahnung freiwillig mitteilen (insbesondere Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Beschreibung Ihres Anliegens). Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder soweit dies zur Erbringung der von Ihnen angefragten Leistung erforderlich ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).
Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Übermittlung von Termineinladungen und für den Fall von Anschlussfragen verwendet.
Pflichtangaben zur Terminkoordination: Um Ihnen eine Einladung zu unserem Erstgespräch (z. B. via Calendly) zukommen zu lassen, ist die Angabe entweder einer gültigen E-Mail-Adresse oder einer Telefonnummer (Mobilfunknummer) zwingend erforderlich. Ohne mindestens eine dieser Angaben können wir Ihnen keine Einladung zustellen. Machen Sie in beiden Feldern Angaben, steht uns die Wahl des Kommunikationskanals frei.
Schranke zur Gesprächsaufzeichnung (B2B): Da wir unsere Beratungs- und Erstgespräche im reinen B2B-Kontext zur Effizienzsteigerung, Analyse und lückenlosen Protokollierung ausschließlich digital aufzeichnen und mittels künstlicher Intelligenz auswerten (siehe Ziffer 5), ist eine Kontaktaufnahme über unser Formular an die verpflichtende Einwilligung in diese Verarbeitung gekoppelt. Wenn Sie diese moderne, KI-gestützte Form der Zusammenarbeit nicht wünschen, ist eine Kontaktaufnahme über das Formular leider nicht möglich.
Die Übermittlung des Formulars erfolgt über den Dienst FormSubmit (FormSubmit / Form To Email), der die eingegebenen Daten ausschließlich an unser E-Mail-Postfach weiterleitet. Dabei kann eine Übermittlung an Server in einem Drittland (USA) erfolgen. Mit dem Absenden des Formulars willigen Sie in diese Übermittlung ein (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO). Alternativ können Sie uns jederzeit direkt per E-Mail erreichen.
Speicherdauer: Ihre direkt zugeordneten Anfragedaten (Name, Telefonnummer, E-Mail) werden spätestens sechs Monate nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder eine Geschäftsbeziehung zustande kommt. Die aus den Erstgesprächen gewonnenen, vollständig anonymisierten sachlichen Inhalte und Prozessdaten (siehe Ziffer 5) bleiben als geschäftliches Know-how dauerhaft gespeichert, da sie keinen Personenbezug mehr aufweisen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Der auf dieser Website angebotene KI-Potenzial-Check rechnet vollständig lokal in Ihrem Browser. Eine Übermittlung erfolgt ausschließlich dann, wenn Sie im Anschluss aktiv das Kontaktformular absenden: In diesem Fall werden die im Check eingegebenen Werte gemeinsam mit Ihrer Nachricht an unser E-Mail-Postfach übermittelt, damit wir Ihr Anliegen besser vorbereiten können. Ohne Absenden des Kontaktformulars findet keine Speicherung und keine Weitergabe statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Für die Terminvereinbarung, Durchführung und Nachbereitung von Gesprächen nutzen wir eine automatisierte Tool-Kette. Mit dem Absenden des Kontaktformulars willigen Sie ausdrücklich in diese Form der Verarbeitung und die Nutzung der gewählten Kommunikationskanäle ein.
Calendly (Terminplanung): Wir nutzen Calendly (Calendly LLC, USA) zur Organisation und Buchung von Terminen. Calendly erfasst Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den gewählten Zeitpunkt.
Kommunikationskanäle (E-Mail & WhatsApp Business): Die Zustellung der Termineinladungen, Erinnerungen und die geschäftliche Kommunikation erfolgt flexibel über die von Ihnen bereitgestellten Kanäle:
E-Mail: Bei Angabe Ihrer E-Mail-Adresse erfolgt die Kommunikation auf klassischem elektronischem Weg.
WhatsApp Business: Bei Angabe einer Mobilfunknummer nutzen wir den Messengerdienst WhatsApp Business (Meta Platforms Ireland Limited, Irland / Meta Platforms Inc., USA), um Ihnen Termineinladungen, Bestätigungen und Erinnerungen direkt auf Ihr Endgerät zu senden. Bitte beachten Sie, dass bei der Nutzung von WhatsApp Metadaten (z. B. IP-Adresse, Telefonnummer) an Server von Meta (auch in die USA) übertragen werden können.
Microsoft Teams (Durchführung & Online-Aufnahme): Online-Gespräche werden über Microsoft Teams (Microsoft Ireland Operations Limited) durchgeführt und in Form einer Audio- oder Videodatei aufgezeichnet.
OpenAI, Anthropic & Plaud (KI-Transkription & Auswertung): Die aufgezeichneten Audio- und Textdaten (sowohl aus Online-Meetings als auch aus Telefongesprächen oder Memos, die ggf. über mobile Aufzeichnungssysteme wie PLAUD erfasst werden) werden mittels künstlicher Intelligenz über die Anbieter OpenAI LLC (USA), Anthropic PBC (USA) und PLAUD DESIGN Inc. (USA) transkribiert, zusammengefasst und strukturiert. Wichtiger Hinweis: Wir nutzen professionelle Business-Schnittstellen (APIs) und Datenschutzeinstellungen dieser Anbieter. Die Daten werden vertraulich verarbeitet und nicht zum Training der zugrundeliegenden KI-Modelle verwendet.
Umgang mit den Daten, Speicherdauer und EU AI Act: In Übereinstimmung mit den Vorgaben der DSGVO und des EU AI Acts (KI-Verordnung) stellen wir ein hohes Schutzniveau sicher. Da wir im reinen B2B-Kontext agieren, werden die Audio- und Videodateien des Gesprächs für die Dauer der aktiven Anbahnung, Vorbereitung und Durchführung unserer geschäftlichen Zusammenarbeit gespeichert, um eine präzise Projektdokumentation zu gewährleisten.
Kommt keine Zusammenarbeit zustande, werden die personenbezogenen Audio-/Videodateien spätestens 6 Monate nach dem letzten Kontakt gelöscht, es sei denn, Sie erklären einen vorzeitigen Widerruf. Das aus dem Gespräch entstandene textbasierte Protokoll und die Zusammenfassungen werden in diesem Zuge vollständig und unumkehrbar anonymisiert (dauerhafte Entfernung aller Namen, Firmennamen und spezifischen Kontaktdaten). Die verbleibenden, rein sachlichen und anonymisierten Gesprächsinhalte und Prozessbeschreibungen gehen als wertvolles geschäftliches Know-how in unseren Betrieb über, dienen der kontinuierlichen Verbesserung unserer Dienstleistungen und sind von einer Löschung ausgenommen.
Kommt eine Zusammenarbeit zustande, bleiben die Aufnahmen für die Dauer des Mandats bzw. zur Erfüllung vertraglicher Pflichten gespeichert.
Widerrufsrecht: Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an kontakt@vif-consulting.de widerrufen. Ein Widerruf führt dazu, dass laufende oder zukünftige Gespräche nicht mehr aufgezeichnet werden. Bereits durchgeführte Anonymisierungen können nachträglich nicht rückgängig gemacht oder gelöscht werden, da kein Personenbezug mehr existiert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherung von Betriebswissen und Unternehmensentwicklung nach Anonymisierung) sowie das Vorliegen von Standardvertragsklauseln (SCC) bzw. des EU-US Data Privacy Frameworks für den Drittlandstransfer in die USA.
Beim ersten Besuch erscheint ein Einwilligungs-Banner, über das Sie aktiv entscheiden, welche Kategorien Sie zulassen. Optionale Technologien werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung geladen; bis dahin werden weder Statistik- noch externe Dienste aktiviert. Ihre Auswahl wird im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt und kann jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß geändert oder widerrufen werden. Rechtsgrundlage für optionale Technologien: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG.
Notwendig (immer aktiv): technisch erforderliche Speicherung für Grundfunktionen und zum Sichern Ihrer Einwilligungs-Entscheidung – verlässt Ihr Gerät nicht.
Statistik (optional): anonymisierte Reichweitenmessung, gegebenenfalls über Google Analytics (Google Ireland Ltd.) mit gekürzter IP-Adresse. Wird nur bei erteilter Einwilligung geladen; ist diese Funktion nicht aktiviert, findet keine statistische Auswertung statt.
Externe Inhalte (optional): Einbindung externer Dienste, sofern künftig genutzt; werden ebenfalls nur nach Einwilligung geladen.
Diese Website wird gehostet bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin. Beim Aufruf der Seite werden technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, abgerufene Seite, Browsertyp) in Server-Logfiles gespeichert. Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website, werden nach kurzer Frist gelöscht und nicht mit anderen Datenbeständen zusammengeführt. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Zur Bereitstellung unserer Website, zur Bearbeitung von Anfragen sowie zur KI-gestützten Durchführung unserer Beratungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten streng weisungsgebunden auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) bzw. Standardvertragsklauseln verarbeiten:
STRATO GmbH (Hosting der Website und E-Mail-Postfächer), Berlin — AVV nach Art. 28 DSGVO.
FormSubmit (Weiterleitung von Kontaktformular-Nachrichten) — USA.
Calendly LLC (Terminbuchungssystem) — USA.
Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp Business) — Irland/USA.
Microsoft Ireland Operations Ltd. (Videokonferenzsystem MS Teams) — Irland/USA.
OpenAI LLC & Anthropic PBC (KI-gestützte Transkription und Textanalyse über Business-Schnittstellen) — USA.
PLAUD DESIGN Inc. (KI-gestütztes Aufzeichnungs- und Transkriptionssystem Plaud.ai) — USA.
Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: kontakt@vif-consulting.de.
Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz.
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